【ワークフロー活用で業務効率化】一括申請・一括承認の活用と台帳自動連係機能を使ってみよう！

利用期限切れに伴う入退室権限やシステム利用権限などを、部署でまとめて再申請するようなケースでは、匠tacmiワークフローの一括申請、一括承認機能が便利です。また、このような権限情報を台帳管理する場合、匠tacmiワークフローの決裁データを自動連携できる匠tacmi WebDB連携機能が大変便利です。

ここでは、これらの機能をご紹介します。
１．一括申請
２．一括承認
３．決裁データ自動連係

１．一括申請

ここでは、匠tacmiワークフローの一括申請機能をご紹介します。部署メンバのシステム利用権限申請を、Excelで作成した申請書と匠tacmiワークフローの一括申請で申請するイメージ例です。

匠tacmi一括申請は、CSVデータ（カンマ区切りファイル）を作成し、このデータを匠tacmiワークフローの一括申請でまとめて申請できます。データ１件ごとの申請となるので、承認も一括承認（次項で紹介します）を使うと効率的です。

CSVデータの作成には下記の方法があります。

①申請に利用する情報が台帳管理されている場合
　台帳から申請対象データを抽出して、項目の修正や追加をしてCSVデータ形式で出力します。

②前回申請のExcelを修正して申請する場合
　前回申請に使ったEXCELデータを使って、項目の修正や追加をしてCSVデータ形式で出力します。

①②のイメージです。

匠tacmiワークフローの一括申請は、下記の手順で簡単にCSVデータからまとめて申請できます。
➊匠tacmiワークフローの「新規申請」をクリック
➋新規申請の「一括申請」をクリック
➌対象の申請書式（対象書式）、登録形式、CSVデータを添付（ファイル選択）を選択・設定
➍「登録」で一括申請が完了です。

２．一括承認

一括申請での申請は１データ１申請となるため、承認・決裁方法は一括承認機能の利用がお勧めです。一括承認は、承認対象申請書の申請一覧から申請内容を確認して、一覧画面で承認する申請をチェックして「承認する」で一括承認できます。

匠tacmiワークフローの一括承認の手順は下記のとおりです。
➊匠tacmiワークフローの「一括承認」をクリック
➋確認する書式名をクリック
➌申請内容を一覧画面で確認
➍確認した結果、承認対象の申請をチェック（見出しのチェック欄で一括チェックできます）
➎「承認する」をクリック

３．決裁データ自動連係

匠tacmiワークフローと匠tacmiWebDBを活用すると、ワークフローの決裁データを自動でWebDBに登録できる連携機能が利用できます。この機能を使ってワークフローの決裁データを、そのまま台帳管理することができます。

WebDBを利用することで
・利用権限の期限間近の対象者にお知らせ、対象一覧の作成で更新漏れの防止ができます。
・付加情報を追加、管理が可能になります。
・データのアクセス制限や項目のアクセス制限が可能になります。

WebDB関連のについては下記で紹介しています。

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まとめ

今回紹介している『匠tacmiワークフロー』『匠tacmiWebDB』を活用した業務効率化について、さらに詳しい資料の取り寄せやお試しの申し込み、ご質問などございましたら、お問合せフォームから必要事項をご入力くださいますようお願いいたします。