【組織ポータル】情報の見える化で迅速化・属人化を防ぐ情報活用で効率化・組織コミュニケーションの活性化

導入システム

業務の効率化などを目的にクラウドサービスの活用を検討している企業や団体、組織は多いと思われます。情報活用を推進する専任担当がいない中小企業などでは、検討にあたり下記のような問題点が考えられます。

  【目次】
1.組織の情報化は何から始めたらよいか?
2.匠tacmiポータル3つの効果
 (1)情報の見える化、気づきで迅速化
 (2)属人化を防ぎ情報活用で効率化
 (3)組織コミュニケーション活性化
3.匠tacmi WebDBアプリの活用
 (1)顧客関連情報を一元管理
 (2)情報を一元管理するその他事例
 (3)その他のWebDBアプリ

1.組織の情報化は何から始めたらよいか?

組織の情報化、業務の効率化って

  • 何から始めたらよいかわからない
  • いろいろなサービスから選ぶのが難しい
  • サービスの組み合わせは管理が大変そう

組織運営のために必要な機能が簡単に利用でき、必要な情報を一元管理できるサイトがあるといいのに・・・

必要な機能って何?
①連絡情報を共有する
 紙情報を回覧したり掲示していたものを電子化し迅速に共有したい
②予定を共有する
 個人の予定や会議室・社用車などの設備の予約を電子化し共有・管理したい
③勤怠管理を効率化する
 タイムカードや休暇等の各種申請を電子化しチェックや集計を自動化したい
④情報管理を共有する
 EXCEL等で管理している情報が属人化しているので情報を共有管理したい

例えば組織ポータル匠tacmiであれば

①はグループウェアの掲示板や回覧板で対応できます。機能については下記のご紹介をご確認ください。

【匠tacmiグループウェア】掲示板・回覧板のご紹介

組織ポータルとして豊富な機能を持つ匠tacmiポータルですが、ここでは匠tacmiグループウェアの掲示板・回覧板機能についてご紹介します。 掲示板は社内や組織全体に、連絡…

②はグループウェアのスケジュールや施設予約で対応できます。機能については下記のご紹介をご確認ください。

【匠tacmiグループウェア】スケジュール・全体スケジュール・施設予約のご紹介

組織ポータルとして豊富な機能を持つ匠tacmiポータルですが、ここでは匠tacmiグループウェアのスケジュール機能についてご紹介します。 匠tacmiのスケジュール機能には次…

③は勤怠管理で対応できます。機能については下記のご紹介をご確認ください。

【ペーパーレス化・業務効率化】勤怠管理システムを導入するとどんな効果がある?

タイムカード、勤務表、休暇管理簿、残業申請などを紙で管理している場合、勤怠管理システムを導入することでペーパーレス化、業務効率化を進めることができます。 実際に…

④はWebDBアプリで対応できます。WebDBアプリについては、この後に顧客情報の一元管理の例をご紹介します。

このように必要な機能が、まとまって提供されているツールを活用することで、IT活用の専任担当のいない中小企業などでも、安心してご導入いただくことができます。

導入したツールの情報を効果的に活用するために、どのように利用できるかを匠tacmiポータルの機能を例にご紹介します。

2.匠tacmiポータル3つの効果

匠tacmiポータルでは次のような効果が期待できる機能を実装しています。

  • 組織の情報の見える化、気づきで迅速化の実現
  • 業務の属人化を防ぎ情報活用で効率化の実現
  • 情報活用で組織コミュニケーション活性化の実現

(1)情報の見える化、気づきで迅速化

「お知らせBOX」で気づきを一元管理することで忘れを防ぎます。お知らせBOXの通知をクリックすると内容を確認することができます。

お知らせBOX

データの集計、表・グラフ化で情報の見える化を行えます。下記のようなグラフ表示が簡単に設定でき、表示したい画面位置に表示することができます。

グラフ例

回答管理として業務プロセスの依頼やアンケートなどの回答を専用BOX管理することもできます。専用BOXはお知らせBOXとは別表示のため、緊急性の高いお知らせとは別に管理できるメリットがあります。

回答管理

(2)属人化を防ぎ情報活用で効率化

データの登録、更新を関係者へ自動で通知できます。お知らせBOXに通知されるので、この通知をクリックすると必要なデータを下記のような一覧で表示させることができます。

更新された案件情報の一覧例

また、個々のデータについてコメントでアドバイスや意見交換ができ、社内ノウハウ蓄積に役立ちます。

コメント活用例

このように情報の共有することで、業務手順も共有、標準化されるため、業務分担もしやすく効率化が推進できます。

(3)組織コミュニケーション活性化

組織の活動報告を画像などを使って情報発信できます。組織の思いの発信とコメントや「いいね」の件数表示でコミュニケーションの活性化を図れます。

活動報告例

アンケートや周知事項の周知度の確認テストを行えます。社員の思いの確認でコミュニケーションの活性化を推進できます。

アンケート例
アンケート集計例

(ポータル参考資料)【資料ダウンロード】匠tacmi ポータル 紹介

3.匠tacmi WebDBアプリの活用

(1)顧客関連情報を一元管理

情報の活用例として顧客情報に関連する情報を関連付けして一元管理することができます。

ここでは下記の情報を一元管理した例をご紹介します。

①顧客 ②日報 ③案件 ④顧客担当 ⑤見積書 ⑥問合せ・改善管理 ⑦保守点検一覧  

顧客情報から関連情報のタグを、クリックするだけで一覧を確認できます。表示された一覧から新規登録することもでき、見積書などは上長承認の依頼も合わせて行えます。

顧客・案件例
顧客に関連した情報の一覧

(2)情報を一元管理するその他事例

上記は顧客に関連する情報を一元管理した例でしたが、この他にも社員に関連した情報や業務手順に関連した情報などを、一元管理することもできます。このように関連情報を一元管理できるので、効率UPにつながります。その他の情報での活用もご支援します。

(3)その他のWebDBアプリ

WebDBを活用するとその他の情報管理も行えます。

交通費精算、パソコン持出申請、電子給与明細、アンケート、周知事項確認テストなども対応しています。WebDBアプリ紹介資料もご用意しておりますので、下記から資料をダウンロードしてください。

【資料ダウンロード】匠tacmi WebDB アプリ一覧