【プロセス管理を標準化・見える化】ワークフローを使ってプロセス管理を行う！
導入システム
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ワークフローの活用方法として、申請の決裁処理だけでなくプロセスを標準化して必要な作業をフローに沿って実施することで一連の手続きを電子化、効率化することができます。
ワークフローを使ったプロセス管理により、一連の手続きの進捗状況を見える化できると共に、手続きが標準化され作業漏れやプロセス間の連携不足による遅延や後戻りなどを防止できます。
今回は匠tacmi利用サイトの構築プロセス（以下、サンプルプロセスと呼びます）を例に紹介します。プロセスは簡略化して下記の流れになります。
次の内容でご紹介します。
１．各プロセスの手順を標準化しワークフローに組み込む
２．一連のプロセスをワークフロー化
３．プロセスの見える化
１．各プロセスの手順を標準化しワークフローに組み込む
ワークフロー化するプロセスを標準化し、ワークフローの申請書に組み込んだり、運用方法を明確にします。
- プロセスの標準化
各プロセスの手順を標準化するために、関係者や専門家と協力して、効率的で確実な手順を定義します。プロセスの詳細なフロー、役割、権限、決裁プロセスなどを明確にします。 - ワークフロー化した申請書に手順を記載
ワークフローシステム上の申請書に各プロセスの手順を詳細に記載します。手順はステップごとに明確に記述します。 - 手順書や作業ツールのリンク
各プロセスの手順に必要な手順書や作業ツールがある場合は、ワークフロー上にリンクを設けます。ワークフローシステムから直接リンクをたどることで、関連する手順書やツールに簡単にアクセスできます。 - 最新の手順とツールの利用
ワークフローシステム内の手順は常に最新のものを保持し、手順の改訂がある場合には速やかに更新します。これにより、関係者は常に最新の手順とツールを利用して作業を進めることができます。 - プロセスの改善と見直し
ワークフローを通じてプロセスの実行状況や問題点を把握し、定期的な改善と見直しを行います。フィードバックを収集し、より効率的な手順やツールの導入を進めます。
ワークフローによるプロセスの標準化と効率化は、効果的な業務遂行と品質向上に貢献します。最新の手順とツールにアクセスしやすくし、改善サイクルを回すことで、組織の業務プロセスを持続的に改善していくことが重要です。
サンプルプロセスの「契約プロセス」のワークフローの申請書の設定例です。
「進捗状況の管理」 契約プロセスの進捗状況を管理する項目です。未着手・作業中・完了等で状況を把握します。
「日程の管理」 プロセスの予定の管理やスタート時の予定日と実作業の完了日の差異を把握するのに利用します。
「プロセス進捗状況」 プロセス内の個々の作業の進捗状況を管理する項目です。ここでは「契約の説明」「契約の締結」を設定しています。
「手順の標準化」 プロセス内の作業の手順の説明です。利用する手順書や資料、手続きがあればリンクから直接呼び出せるようにしています。
２．一連のプロセスをワークフロー化
ワークフローに一連のプロセスに沿って作業が進められるように、申請書を引き継ぐ順番を設定します。匠tacmiワークフローでは、「承認ルート設定」でこの順番を設定します。サンプルプロセスでは 契約プロセス→構築プロセス→操作研修→本番稼働 のプロセス順を承認ルートで設定します。
承認ルート設定例です。
「【プロセス管理】匠tacmi導入」の名称で承認ルートを作成、契約プロセスは契約グループ、構築プロセスは構築グループ、操作研修プロセスは契約グループと構築グループで対応し、一連のプロセスの最後は本番稼働の確認を契約グループで対応する設定例です。
この承認ルートで実際にワークフローを実行した際の承認順の画面です。役割の欄に各プロセス名称を表示、担当グループのメンバには、承認順が同じなので同時にワークフローの承認依頼が通知されます。グループ内で誰が担当するか調整の上、担当者が作業を行い必要項目を入力、承認する使い方になります。他のメンバは担当者の作業内容を確認します。
３．プロセスの見える化
匠tacmiワークフローの申請参照を使って、確認したいプロセスのワークフローの一覧からプロセスの進捗状況を確認できます。作業に遅れがないか等の状況確認、共有と今後のスケジュール調整にプロセスの見えるかが役立ちます。
まとめ
ワークフローを活用したプロセス管理は、プロセスの標準化・見える化を進めることができ、社内のペーパーレス化と業務効率化にもつながります。ここで紹介している『匠tacmiワークフロー』について、さらに詳しい資料の取り寄せやお試しの申し込み、ご質問などございましたら、お問合せフォームから必要事項をご入力くださいますようお願いいたします。
