【ワークフロー活用】ペーパーレス化の落とし穴、失敗事例から学ぶ！

ペーパーレス化は、コスト削減、業務効率化、働き方の多様化、ＳＤＧｓ等の社会貢献などのメリットがあります。今回は、申請業務のペーパーレス化について、失敗事例から学ぶワークフローの活用についてご紹介します。

ペーパーレス化のメリットについては、こちらで紹介していますのでご確認ください。

【ペーパーレス化・業務効率化】紙資料を無くし情報共有を迅速化するグループウェア・ワークフローとは？

ペーパーレス化という言葉をよく聞きますが、ペーパーレス化を進めることには、どのようなメリットがあるのでしょうか？ ここではペーパーレス化のメリットから、業務効率…

匠tacmi

社内のペーパーレス化の推進では、紙の申請書を無くし電子化に取り組む企業も増えています。しかし、紙の申請書をそのままワークフローで電子申請化しても、期待したほど業務の効率化につながらないケースがあります。ここでは、こうした失敗事例も参考に電子申請化の効果的な活用法をご紹介します。

申請書をそのままワークフロー化する課題

「紙の申請が良かった」「電子化したのに紙に印刷した」とならないために、紙の申請書の便利な次のポイントを、ワークフロー化の推進では十分理解した上で取り組むことが大切です。
１．紙だと持ち運びが便利
２．EXCELで作成した使いやすい書式
３．紙だとメモや付箋添付が簡単

１．紙だと持ち運びが便利

　決裁された申請データを見ながら作業するようなケースでは、紙の申請書だと作業現場に持ち込んで作業ができます。これをワークフロー化した際に、ワークフローシステムを作業現場に持ち込めなかったり、ワークフローシステムの画面からの作業がしにくいため、紙に印刷して作業することになり、紙の印刷が減らないといった事態が起こることもあります。申請結果を、どのように利用しているかといった運用面も整理した上で、ワークフロー化することが大切です。

決裁された申請データを他の作業に連携させるような場合は、以下の方法を検討することが重要です。

①データ出力と連携システム
ワークフローシステムにおいて、決裁データをデータ出力する機能を活用します。申請結果をデータ出力し、連携するシステムに取り込むことができます。取り込んだデータを作業現場で活用することで、紙の印刷を削減しながら申請結果データを活用できます。

②RPAによる自動化
連携システムがデータ取り込み機能を持っていない場合、RPA（Robotic Process Automation）を活用することで自動化を実現できます。RPAツールを使用して、決裁結果のデータを抽出し、作業現場で必要な形式に変換・加工して活用することができます。これにより、紙の印刷を削減しつつ効率的な作業が可能となります。

ワークフローシステムによる申請プロセスのワークフロー化を検討する際には、決裁結果の利用方法も考慮に入れることが重要です。データ出力や連携システムの活用、RPAによる自動化などを検討し、申請結果を効果的に活用する方法を確立することが大切です。匠tacmiワークフローはデータ出力や連携機能を提供しており、連携システムがデータ取り込み機能を持っていない場合でもRPAを活用することで、柔軟なデータ利用を実現できます。

２．EXCELで作成した使いやすい書式

　EXCELで作成した申請書などは、長年にわたり社内運用に合わせて使いやすいレイアウトに作り込んで運用していることがあります。使い慣れた様式をワークフロー化した時に、使いにくいと感じられることがあります。このような事態も考慮して、ワークフロー化による運用方法の変更点を社員へ周知したり、ペーパーレス化のメリットを経営方針として社内周知することが大切です。

EXCELで使い慣れたレイアウトの申請書をワークフロー化する際、以下のポイントに注意することでリスクの軽減ができます。

①画面入力のわかりやすいレイアウト
EXCEL申請書の使いやすいレイアウトを参考にしながら、ワークフロー画面のデザインを工夫します。入力項目を適切なグループにまとめ、必要な情報を一目で確認できるようなレイアウトを設計します。また、ラベルやテキストなどを活用して、利用者に入力のガイドや説明を提供します。

②入力支援機能の活用
ワークフローシステムでは、入力支援機能を活用することで利便性を向上させることができます。例えば、ラジオボタンやリストボックス、カレンダー入力などの入力コントロールを提供し、ユーザーが選択肢から簡単に入力できるようにします。また、入力項目の妥当性検証や自動計算項目など、エラーチェックや自動化機能を実装することで、データ品質の向上を図ります。

以上のポイントを考慮することで、EXCEL申請書の利便性を維持しながらワークフロー化を行うことができます。画面入力のわかりやすいレイアウトや入力支援機能を活用することで、ユーザーの利便性を高めつつ効率的な申請プロセスを実現することができます。

３．紙だとメモや付箋添付が簡単

　紙の申請書では、確認事項や指摘事項をメモ書きや付箋に記入することで、直接対象者に伝えることができました。ワークフロー化により、このようなコミュニケーションが難しくなった、といった事態が起こることがあります。しかし、匠tacmiワークフローでは、同様の目的を達成するために以下の機能を活用することができます。

①コメント機能
匠tacmiワークフローには、申請書や決裁プロセスに対してコメントを追加する機能があります。対象者に対して指摘事項や確認事項をコメントとして追加することで、迅速なコミュニケーションと問題解決が可能となります。コメントは通知や履歴として記録され、関係者が確認できるため、付箋に記入する効果に近い形で実現できます。

②差戻機能
匠tacmiワークフローでは、申請書の承認ルートを制御する際に、直接対象者を差戻先として指示することができます。差戻は迅速なフィードバックや修正を可能とし、申請者と対象者との直接のやり取りを実現します。このようなフロー制御により、問題や疑問を素早く解決し、スムーズな申請プロセスを実現できます。

匠tacmiワークフローのコメント機能と差戻機能を活用することで、紙の申請書に付箋を貼るような確認や指摘事項の伝達が可能となります。迅速なコミュニケーションや明確なフロー制御により、問題解決と申請プロセスの円滑化を実現できます。

まとめ

活用事例で紹介している『匠tacmiワークフロー』について、さらに詳しい資料の取り寄せやお試しの申し込み、ご質問などございましたら、お問合せフォームから必要事項をご入力くださいますようお願いいたします。