【中小企業向けIT活用】IT化・デジタル化はなぜ必要なのか
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【目次】
１．中小企業向けIT活用のための４つのポイント
①少子高齢化と人材不足
②ワークライフバランスと働き方改革
③コスト削減・労働環境改善と業務の効率化
④情報活用とビジネスチャンス拡大
２．IT活用を実現するために
３．まとめ
１．中小企業向けIT活用のための４つのポイント
なぜIT化・デジタル化を進めなくてはならないのでしょうか？
新型コロナウイルスの対策として、デジタル技術を活用した対面しない、外出しないビジネスが注目を集めました。テレワークが実現できたことで、在宅勤務や遠隔地勤務で出社しない働き方や客先を訪問しない営業など多様な働き方ができるようになりました。
このような社会現象からもIT活用・デジタル化への関心が高まってきましたが、中小企業にとってデジタル技術の利活用はなかなかハードルが高いことも事実です。
中小企業がIT化・デジタル化をすすめる理由は様々ですが、取り巻く社会状況から下記の点については、取り組みのポイントと考えられます。
- 少子高齢化と人材不足
- ワークライフバランスと働き方改革
- コスト削減・労働環境改善と業務の効率化
- 情報活用とビジネスチャンス拡大
①少子高齢化と人材不足
少子高齢化で日本の労働人口が減少していく中で、中小企業の多くは、人手不足に悩んでいます。少人数でも業務を行うためには、ITを活用して業務を省力化・迅速化することが大切です。
ITを活用した効率化として、コンビニやスーパーではセルフレジが普及し、飲食店ではセルフオーダーシステムの導入が進んでいます。
RPAを使って定型事務作業を自動化する取り組みも広がっています。
こうした取り組みは、スタッフの負担を軽減し人手不足の解消に役立っています。
また、ITを活用して社内のコミュニケーションが円滑に行われることで、社員同士が情報を共有しやすくなり、作業の属人化を防止することができます。そして、業務プロセスの改善や自動化が可能になり、業務効率化に繋がります。
また、社員が多様な業務を経験できることで、スキルアップやキャリアアップにも繋がり、やりがいを感じることができます。
②ワークライフバランスと働き方改革
新型コロナウイルスの感染対策として、テレワークを導入する企業が増えました。
テレワークでの働き方は、子育てや家族の介護などのライフステージに合わせた柔軟な働き方にも対応できます。こうした働き方の選択ができることで、優秀な人材の確保や出産・子育てなどでの離職機会を減らし、従業員の定着にもつながっていきます。
テレワークの活用など働き方を多様化するためには、従業員の情報共有を迅速化できるグループウェアや遠隔での勤務状況も的確に把握でき管理事務作業を軽減できるクラウド型の勤怠管理などを導入することで、コミュニケーションを円滑にし、きめ細やかな業務管理が実現できます。
③コスト削減・労働環境改善と業務の効率化
ITを活用してペーパーレス化や業務の効率化に取り組む企業は多くあります。
紙資料を無くしてデジタル化を進めることは、用紙代や印刷機器・消耗品の経費の削減や保管スペースの活用の効果があります。
デジタル化を進める際には、業務プロセスの見直しも合わせて行うことで、無駄をそぎ落とした業務の効率化が進められます。
前述のRPAを活用して自動化に取り組めば、定型業務を自動化することもできます。業務自動化は、残業時間の削減を実現し、労働環境の改善にもつながります。
④情報活用とビジネスチャンス拡大
デジタル技術は、情報を簡単に、広く、多くの人たちに伝えることができます。インターネットを活用することで販路やマーケットを地域から全国へ、国内から海外へと広げる可能性があります。
中小企業でもホームページや、Facebook・Twitter・InstagramなどのSNSを、販売促進に上手に活用して情報発信している企業も多くあります。
発信した情報が評判となり、口コミで新たな利用者が増えたり、継続した情報発信で利用者との関係を深めファン化させることができます。
また、利用者の情報をデータベース化し情報共有することで、きめ細やかなサービス提供ができ、顧客の定着化を図れます。
２．IT活用を実現するために
中小企業においては、IT活用を進めるための専任の雇用や人材の育成が困難な環境にあることが多いです。
そのためにIT活用はしたいが、推進する体制が作れないなど、実現に向けてのハードルが高い企業も多くあります。
IT活用の取り組みを外部のサービスや外部の専門家の支援を利用して取り組むことが大切です。
実現する目的とそのための投資を経営的に判断して、継続的な自社の課題解決に向け取り組むことが、IT活用の成功につながります。
３．まとめ
中小企業におけるIT活用は、
取り巻く社会状況の変化を考慮し
自社の課題を明確にし
自社の規模に合った予算やサポート体制などを考慮してITツールを選択して
取り組むことが大切です。
最後に、中小企業のIT活用の基本となる組織ポータルとして活用できる
情報共有を迅速化するグループウェア、
ペーパーレス化により業務効率化できる勤怠管理、ワークフロー
の活用事例をご紹介します。
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