【少子化対策としての中小企業向けIT活用】業務効率化、労働生産性の向上はグループウェアと勤怠管理の活用から

　　【目次】
１．少子化と中小企業の労働生産性の向上
２．組織のコミュニケーション
３．ペーパーレス化と業務効率化
４．労働力不足の解消
５．まとめ

１．少子化と中小企業の労働生産性の向上

少子化は、現代社会における深刻な問題の一つであり、企業にとっても労働力の不足や働き方の多様化など、様々な課題が生じています。特に中小企業においては労働力不足は深刻であり、労働生産性の向上が課題解決のために求められています。

ITの活用により、業務プロセスを改善することで、組織としての行動を迅速化することができます。業務プロセスをIT化することにより、業務の流れを可視化し、業務の状況を把握することができます。

また、業務の自動化によって、従来手作業で行っていた業務を効率的に処理することができます。生産性が向上することで、労働力不足の対策になります。

また、ITの活用による労働生産性の向上は、労働力不足の対策だけでなく、企業の収益力の向上につながり、賃金ＵＰによる子育て世代やこれからの子育て世代への支援が実現する可能性があります。

以下に、労働生産性の向上のための３つのポイントについて考察します。

労働生産性の向上のための３つのポイント

・組織のコミュニケーション　情報共有の迅速化と共に作業の属人化を防ぎ作業分担がしやすくなります。

・ペーパーレス化と業務効率化　紙を使った業務を減らし業務プロセスも見直し業務効率化を推進します。

・労働力不足の解消　IT活用を外部サービス・サポートを利用し、社内の専任不在でも取り組めます。

２．組織のコミュニケーション

情報共有の迅速化は、作業分担にとっても重要な役割を果たします。情報が迅速に共有されることによって、作業の進捗状況や問題点などが即座に把握できるため、作業の属人化を防ぎ、作業分担がしやすくなります。

作業分担には、様々なメリットがあります。例えば、作業を分担することによって、各自の得意分野に特化し、作業効率が向上することが期待できます。また、複数の人間が関わることで、アイデアの共有や意見の交換がしやすくなり、よりクオリティの高い成果物が生まれることがあります。

しかしながら、作業分担には、適切な情報共有が欠かせません。情報が共有されずに個人で作業を進めると、作業の進捗状況が見えにくく、問題点にも早期に気付けないため、作業効率が低下することがあります。

情報共有の迅速化は、このような問題を解決するために有効な手段の一つです。情報共有が迅速に行われることによって、各自の進捗状況や問題点が共有され、チーム全体で作業を進めることができます。また、共有された情報に基づいて、各自が自分の担当分野に集中することができるため、作業効率が向上することが期待できます。

このように、情報共有の迅速化は、作業分担にとって欠かせない要素です。情報共有が円滑に行われることによって、チーム全体で協力し、高品質な成果物を生み出すことができるでしょう。

組織ポータル匠tacmiを活用した組織のコミュニケーション活性化例をご紹介します。

・スケジュール、施設の情報共有

匠tacmiスケジュールを使って組織のメンバーの予定の確認や使用する施設等の確認ができます。

・回覧板

匠tacmi回覧板を使って情報を共有し、コメント機能を使って詳細の確認や課題の共有・意見交換などを行うことができます。

・メールの共有

匠tacmi共有メールを使って、代表メールなどで受信したメールの対応状況を共有できます。対応漏れや二重対応の心配がありません。

３．ペーパーレス化と業務効率化

紙を使った業務は、書類の作成・収集・保管などが必要であり、手間や時間がかかる上、データの管理や共有が煩雑になることがあります。そこで、紙を使った業務を減らすことにより、業務効率化を推進することが求められています。

紙を使った業務を減らすためには、デジタル化を進めることが有効です。書類の電子化やクラウド上でのデータ管理、電子メールなどを利用したやり取りなど、デジタルツールを活用することで、紙を使った業務を大幅に削減できます。また、紙を使った業務に関連する手続きや流れも、デジタルツールを使った業務プロセスに置き換えることができます。

このように、紙を使った業務を減らすことによって、業務効率化が進みます。デジタル化によって、業務の効率化はもちろん、情報の共有や管理の容易化、働き方の改善など、多くのメリットが得られます。デジタルツールを積極的に活用し、業務プロセスを見直すことで、企業の生産性を向上させ、より効率的な業務遂行が可能となります。

組織ポータル匠tacmiを活用したペーパーレス化と業務効率化例をご紹介します。

・出退勤打刻の電子化

多彩な打刻方法から選択ができ、出退勤時刻をタイムカードに自動的に反映するので、事務作業時間の削減とタイムカードのペーパーレス化が図れます。

・時間外勤務の自動集計

勤務時間を自動集計し、時間外勤務時間のグラフ化や時間外勤務の業務内訳の集計などを自動的に反映するので事務作業時間の削減ができます。

・休暇等申請・決裁、残数管理

休暇等の申請をペーパレス化し決裁の迅速化、休暇の残管理を自動化するため事務作業時間の削減ができます。

４．労働力不足の解消

企業がITを活用する際には、社内にITに関する専門知識を持つ人材を抱えることが重要です。しかし、中小企業などでは、専門のITスタッフを抱えることが難しい場合があります。そこで、外部のITサービスやサポートを利用することにより、社内に専任のITスタッフを抱えなくてもITを活用することができます。

外部サービスやサポートを利用することにより、ITに関する知識や技術が不足している企業でも、専門家の支援を受けることができます。例えば、セキュリティ対策やシステム開発、クラウドサービスの導入など、外部サービスやサポートを利用することで、専門知識が必要な業務でも対応できます。また、外部サービスやサポートは、必要に応じてスピーディーに対応できることもメリットの一つです。

さらに、外部サービスやサポートは、コスト面でもメリットがあります。企業が専任のITスタッフを雇用する場合に比べて、外部サービスやサポートの利用によって、コストを抑えることができます。また、外部サービスやサポートの利用により、社内の従業員が業務に集中できるようになり、業務効率化につながることもあります。

このように、外部サービスやサポートを利用することで、中小企業でもITを活用し、業務の効率化や生産性の向上を図ることができます。専任のITスタッフを抱えることが難しい企業でも、外部サービスやサポートを上手に活用することで、より効果的にITを活用することができます。

５．まとめ

労働生産性の向上のための３つのポイント
　組織のコミュニケーション
　ペーパーレス化と業務効率化
　労働力不足の解消
は、労働生産性の向上につながり、企業が少子化社会において生き残り、成長するために必要です。

これまでに紹介した組織ポータル匠tacmiは、クラウドサービスとして提供されており、導入の際には比較的低いコストで始めることができます。また、専任のIT担当者がいなくても、外部サポートを利用することで導入や運用を行うことができるため、中小企業でも比較的容易に導入することができます。

これらのシステムを導入することで、中小企業は業務の効率化や人事管理の負担軽減を実現し、より生産性の高い組織作りを目指すことができます。更にこれらの取り組みは、労働力の不足の改善や子育て世代の出産・育児を支援することにもつながり、少子化社会全体の活性化にも貢献します。