【ペーパーレス化・業務効率化】紙資料を無くし情報共有を迅速化するグループウェア・ワークフローとは？

導入システムグループウェアワークフロー

2023年2月17日 2024年3月11日

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ペーパーレス化という言葉をよく聞きますが、ペーパーレス化を進めることには、どのようなメリットがあるのでしょうか？

ここではペーパーレス化のメリットから、業務効率化のために取り組むべきペーパーレス化についてご紹介します。

　【目次】
１．ペーパーレス化のメリット
 ２．コストの削減
 ３．業務効率化
 ４．働き方の多様化
 ５．ＳＤＧｓなどの社会貢献
 ６．情報共有のルール化
 ７．ペーパーレス化の進め方
 ８．ペーパーレス化の成功事例
 ９．まとめ

１．ペーパーレス化のメリット

ペーパレス化とは、これまで紙で運用していた業務を電子化することです。この電子化によるメリットを下記の項目についてご紹介します。

●コストの削減

●業務効率化

●働き方の多様化

●ＳＤＧｓなどの社会貢献

２．コストの削減

紙を電子化することで、印刷に掛かる用紙代やトナー代の経費が削減できます。

印刷物が減ることで印刷機器（コピー機やプリンター）の台数も減らすことができれば、機器の使用料、保守料なども削減できます。

また、紙資料が多くなると保管のためのキャビネットや保管スペースが必要になりますが、これらも減らすことができれば、保管費用の削減や事務所のスペースを有効活用することができます。

３．業務効率化

情報共有のために紙資料を掲示したり、回覧している場合、この資料を電子化しグループウェアなどの情報共有ツールの電子掲示板や電子回覧板で情報共有すると、全員に同時に情報が共有されます。

また、情報共有ツールでは、その資料の閲覧を促したり閲覧済みの確認ができます。

掲示・回覧に質問や訂正などが発生しても、情報共有ツールがあれば、即時に全員に通知・情報共有することができ、情報共有の迅速化と情報の活用が促進されることで、業務の効率化につながっていきます。

社内の決裁を紙で行っている場合は、ワークフローなどの電子決裁ツールを使うことで、ペーパーレス化が実現できます。

紙の申請では、1人づつ回覧するため時間も掛かり、稟議状況が分からず催促するにも誰のところに申請書があるか分からない、といったご経験がある方もいらっしゃるかと思います。

ワークフローでは稟議状況が一目で確認でき、申請を並行で回覧したり、急ぎの場合は引上げ決裁で対応することもできます。

電子化された決裁データは、検索も迅速に行え情報活用が推進できます。

このようにワークフローを活用してペーパーレス化と業務効率化を進めることができます。

４．働き方の多様化

電子化されたデータをクラウドサービスを使って情報共有すると、いつでもどこでも情報活用することができます。

在宅勤務などのテレワークでも利用できるため、働き方を多様化することができます。

客先対応や出張でも利用できるので、業務を迅速化でき、移動時間なども有効に活用することで業務の効率化につながります。

５．ＳＤＧｓなどの社会貢献

ペーパーレス化により紙資源を削減することは、森林資源の保護やゴミの削減につながり、企業のＳＤＧｓへの取り組みとして社会貢献になります。

このような活動の積み重ねが企業のイメージアップにもなります。

６．情報共有のルール化

これまでご紹介したように、ペーパーレス化を進めることは、コスト削減だけでなく、業務効率化や働き方の多様化につながります。

ペーパーレス化から業務効率化の更なる効果を引き出すために、情報共有のルール化が必要になります。

電子化したデータをクラウド上で共有することで、誰でも・いつでも・どこでもアクセスでき、検索で必要なデータを簡単に探せる、とても便利な状況になります。

反面、データのセキュリティ上、アクセス制限するための権限を設定したり、データが一元管理され最新の状態にある等のデータ管理上のルール化が必要になります。

このようなルール化をグループウェアやワークフローを利用することで、あらかじめシステムで用意されている機能でデータを安全に利用・管理することができます。

例えば、電子掲示板では掲示板に分類（カテゴリ）を設定し、掲示情報の投稿や閲覧の権限設定ができます。電子回覧板であれば回覧先に指定したメンバーのみが情報共有できます。

ワークフローでは、申請書式を申請できる利用者を限定し、設定された承認ルートで自動的に申請が稟議されます。

申請が決裁されると、承認・決裁の履歴や稟議の際のコメントなども決裁データとして保存されます。決裁データは、申請参照で活用できますが、利用権限設定で参照できる利用者を限定できます。

このようにグループウェアやワークフローを使うことで、システムで情報共有ルールを設定し管理ができるため、安心して効率的に情報共有・活用を進めることができます。

７．ペーパーレス化の進め方

ここでは、ペーパレス化を進めるにあたり、匠tacmiグループウェア・ワークフロー使った例をご紹介します。

グループウェアの利用

お知らせを紙で掲示したり、資料を紙で回覧しているケースでは、匠tacmiグループウェアの掲示板、回覧板アプリを利用することで情報の共有が迅速化されます。

コメント機能を使えば、掲示・回覧の問合せやその回答をコメントで共有でき、情報の活用もできます。

匠tacmi掲示板・回覧板については、こちらでも紹介しています。

また、匠tacmiグループウェアではアプリ間のコピー機能があり、メールで受信した案内文書を、掲示板にコピー機能で登録して社内にお知らせしたり、メールで見積・請求書を受信した場合は、コピー機能でメールからネットフォルダに保存して、担当者や関係者と素早く情報共有できます。

ワークフローの利用

社内の決裁については、匠tacmiワークフローの設定例をご紹介します。

（１）カテゴリの作成
（２）書式の作成
（３）承認ルートの作成
（４）書式に承認ルートを設定
（５）ルートシミュレーション

（１）カテゴリの作成

カテゴリで申請可能メンバーを指定することができます。

（２）書式の作成

書式設定では下記の設定を行います。

基本情報　申請書式で利用する承認機能、参照権限、メンテナンス権限などを設定します。
項目　申請で使用する項目を設定します。
レイアウト　申請書式のレイアウトを設定します。
ルート　申請の承認ルートを設定します。

（３）承認ルートの作成

承認ルートを設定します。
メンテナンス権限にメンバーを選択すると、当承認ルートをメンテナンスする管理者を指定できます。このメンテナンス権限を活用することで、部門の承認ルートは当該部門の管理者がメンテナンスする運用が取れます。

このように各部門に権限を委譲することで、作業分担の選択肢が広がるため全社的な作業の平準化や部門のニーズに沿った運用が選択できます。

（４）書式に承認ルートを設定

作成した承認ルートを申請条件に合わせて書式設定のルートの設定で指定します。

申請者の条件毎に承認ルートを設定したり、支払い金額などの条件によってルートを設定することができます。

（５）ルートシミュレーション

シミュレーション機能を使って、設定した書式の承認ルートが正しく動作するかを利用者毎に確認することができます。

ルート確定できない利用者のみ表示することができるので、承認ルート設定に問題がないか確認でき大変便利です。

８．ペーパーレス化の成功事例

匠tacmiグループウェア・ワークフローを活用してペーパーレス化を進められた導入事例です。

９．まとめ

これまでペーパーレス化ついてご紹介しましたが、ペーパーレス化の進め方に登場した匠tacmiグループウェア・ワークフローの機能を実際にお試ししたい場合やご質問などございましたら、お問合せフォームから必要事項をご入力くださいますようお願いいたします。

カテゴリー: 活用事例

Tags: グループウェアワークフロー