【ペーパーレス化・業務効率化】勤怠管理システムを導入するとどんな効果がある？

タイムカード、勤務表、休暇管理簿、残業申請などを紙で管理している場合、勤怠管理システムを導入することでペーパーレス化、業務効率化を進めることができます。

実際にどのような効果があるかご紹介します。

　　【目次】
１．勤怠管理導入のメリット
　（１）ペーパーレス化
　（２）業務効率化
　（３）勤務状況の把握
２．匠tacmi勤怠管理システムのご紹介
　（１）多彩な打刻方式
　（２）タイムカードアプリ
　（３）出退勤管理アプリ
３．まとめ

１．勤怠管理導入のメリット

勤怠管理システムを導入するメリットについて下記の３点から考えてみたいと思います。

●ペーパーレス化
●業務効率化
●勤務状況の把握

（１）ペーパーレス化

出退勤時刻を管理しているタイムカードや勤務簿、休暇や代休、振替、欠勤などの各種申請書の紙管理を無くし、これらのデータを電子化することでペーパーレス化が進みます。

紙で管理していると、紙を集め、記載が正しいかチェック、出勤時刻と休暇申請等の相互チェック、集計作業といった手作業が発生します。また、処理済みの紙資料の保管・管理も必要になります。

勤怠管理システムを導入することで、これらの作業はシステム上で自動化されデータ管理できます。

（２）業務効率化

●手作業から自動集計

申請された休暇情報や残業情報は、自動処理・自動集計が行われ、集計表などで集計結果をいつでも確認できます。これまでの事務処理の負担を軽減できます。

給与データ連携や分析のための項目集計には、利用目的に応じたパターンで集計表を作成したり、必要な項目をＣＳＶデータとして出力し活用することができます。これらの集計作業の負担も軽減されます。

●確認が必要な情報を集約

勤怠管理システムでは出退時刻、残業実績や各種申請内容を関連付けて表示できます。打刻時刻と勤務シフトや各種申請内容に不整合があるとエラー表示され、利用者自身でエラーチェックが簡単にできます。

また、勤怠締め処理などでエラーの有無、未承認の申請の有無をチェックできるので、利用者が勤怠締め処理した段階でエラーが無くなり、管理者や勤怠担当者の負担が軽減されます。

（３）勤務状況の把握

●時間外勤務時間の自動集計・グラフ化

国が推進する「働き方改革」で残業時間の上限規制や年次有給休暇の取得義務化から、これらの状況の把握・管理が必要です。残業時間集計や有給休暇取得状況などを一覧表示やグラフで確認しやすくしておくことで状況の把握や管理ができます。

また、あらかじめ設定した残業時間を超えると、お知らせ通知が届いたり、設定した残業時間を超えてしまっている利用者数を確認できると、タイムリーに残業状況を把握できます。

２．匠tacmi勤怠管理システムのご紹介

（１）多彩な打刻方式

匠tacmi勤怠管理システムで用意している打刻方式は、下記の６種類からお選びいただけます。複数の打刻方式を併用いただくことも可能です。

（２）タイムカードアプリ

タイムカードアプリには下記の機能があります。

タイムカードアプリの特徴をご紹介します。

●勤務状況の見える化

トップ画面上から、働き方改革関連法に対応したポートレットで、メンバの働き方を一目で確認することができます。

●部門利用者のタイムカードエラーチェックの一覧

管理者及び総務ご担当者様向けのエラーチェック機能です。勤怠締日前までにエラーの訂正を促すことにより、適切な勤怠情報の管理を行うことができます。

●勤務シフト作成

勤務シフトを表形式で設定できます。管理者は担当グループのシフトを１ヶ月単位で調整することができます。

（３）出退勤管理アプリ

●申請処理

申請処理の例として休暇申請をご紹介します。申請画面上に休暇の残日数や申請履歴の一覧を表示します。独自の休暇にも柔軟に対応することができます。

●申請の承認

承認者は、お知らせBOXの通知から申請内容を確認し、承認を行います。

●年次有給休暇管理簿

労働基準法によって義務付けられている、年次有給休暇管理簿の作成・管理を行うことができます。

３．まとめ

これまで勤怠管理システムついてご紹介しましたが、事例紹介しました匠tacmi勤怠管理システムの機能を実際にお試ししたい場合やご質問などございましたら、お問合せフォームから必要事項をご入力くださいますようお願いいたします。