【匠tacmiグループウェア】掲示板・回覧板のご紹介

組織ポータルとして豊富な機能を持つ匠tacmiポータルですが、ここでは匠tacmiグループウェアの掲示板・回覧板機能についてご紹介します。

掲示板は社内や組織全体に、連絡事項を一度に伝達できる機能になります。

回覧板は指定した利用者にお知らせを回覧し、回答してもらう機能になります。

掲示板

掲示板の表示画面は3つの表示領域で表示されます。カテゴリ一覧、掲示板一覧、掲示板詳細画面の3つで構成されています。各画面のイメージをご紹介します。

掲示板一覧画面の説明

掲示板詳細画面の説明

掲示板を活用するための機能として、下記をご紹介します。

●属性を付与して注意喚起

掲示板の属性を指定することで緊急性や重要性を視覚的に周知したり、社外秘などの重要情報の注意喚起を利用者に促すことができます。

属性の選択画面

●掲示開始・終了の日時設定

掲示の開始日時を指定することができるので、先日付のお知らせを事前に登録しておくことができます。

掲示期間の設定画面

●コメントによる情報共有と監視

掲示板でコメント機能を利用することができます。掲示板の新規作成時に利用の有無を指定できます。

コメント機能を利用すると掲示内容について意見交換や関連情報の共有が行えます。継続的にこれらの情報を確認するためには、監視設定をして新規のコメントが発生したらお知らせBOXに通知させ、確認漏れが無いよう監視することができます。

監視中の掲示板コメント未読の確認の流れ

回覧板

回覧板の表示画面も掲示板と同様に3つの表示領域で表示されます。カテゴリ一覧、回覧板一覧、回覧板詳細画面の3つで構成されています。回覧板詳細画面には詳細内容の他に回答・コメントタグの表示があります。各画面のイメージをご紹介します。

回覧板一覧画面の説明

回覧板詳細画面の説明

回覧板回答・コメント画面の説明

回覧板の活用方法として次の機能をご紹介します。

●回覧の非公開

回覧板の非公開機能を使うと、回覧板の宛先のメンバーの回答情報はメンバー間では非公開になり、送信者のみ全員の回答情報を確認できます。

この非公開機能は、内容を非公開にしたいアンケートや自己申告書のような非公開の書類の提出などに利用できる大変便利な機能になります。

非公開機能は回覧板の新規作成時に項目「公開」を「非公開」に設定し、「回覧編集」を「不可にする」に設定します。これで回覧板の修正で誤って「公開」に変更してしまうこともなく安心して利用できます。

ここがポイント!回覧板の非公開機能の設定方法

回覧板の非公開機能の利用例

●ルート設定

回覧板を申請決裁システムとして利用することもできます。

ルート設定=「宛先の上から順番に回覧します。」を設定すると、宛先に順番に回覧する機能が利用できます。回答ボタンを「承認」「却下」など設定し、「却下」を回答の際は、却下理由を回答コメントに入力が必要な設定にしておくと、「却下」が回答されると申請者が直ぐ回答コメントを確認して、修正申請を行うことができます。

「ルート設定」と「却下でコメント入力必須」の設定

ルート設定をした回覧板は下記の例では「山本 良子」さんが承認済で「伊藤 花子」さんに承認依頼(未回答の回覧がお知らせBOXに通知)されている状態です。次のルートの「渡辺 三郎」さん、「高橋 次郎」さんには承認依頼(回覧の通知)はされていません。

ルート設定した回覧板の例

●共有メンバによるコメントの共有

掲示板と同様にコメント機能を利用できます。回覧板は新規作成時に宛先を指定するので、指定した宛先のメンバーとだけでコメントを使った情報交換を行えます。

まとめ

これまで匠tacmiの掲示板・回覧板についてご紹介しましたが、実際に匠tacmiの機能をお試ししたい場合やご質問などございましたら、お問合せフォームから必要事項をご入力くださいますようお願いいたします。