【ニュー・グリーンピア津南 様】
Q. 導入を検討したきっかけを教えてください
世の中のDX推進の動きの中で、社内でも取り組んでいくことを検討していました。毎年入ってくる新入社員との業務上の情報共有やスケジュールの把握などが出来ていなかったり、社内の様々な稟議書・申請書などを紙で回していたこともあり、グループウェアを導入することで電子化を図り、紙のコストを何とか削減できないかという意見が出ていました。
販売促進部 営業チーフ 中島 裕貴 氏
Q. 導入に至った経緯を教えてください
検討していく中で、近隣の自治体で導入されたことを知り、早速オスポックさんへ連絡し、デモを見せてもらいました。操作が簡単なことや、社内で改善したい内容をクリアできると思い、導入を決定しました。ワークフローがグループウェアと連携しているところや、近隣企業でありサポート対応が迅速なことが大きな魅力でした。
Q. 匠tacmiの活用方法と、導入してどのように効果があったか教えてください
スケジュール機能については誰が今何をしているか一目で確認できるため、わざわざ周りに確認する手間がかからなくなりました。上司に用事がある際にも、いつ在席しているのかが自席ですぐ確認できるのがいいですね。新入社員との情報共有も簡単に行えるようになりましたし、操作が簡単なので慣れるまでが早いですね。また、日々の業務の中で社内全体や各部署を対象にした回覧物・掲示物が非常に多かったんです。今は匠tacmiの「回覧板」、「掲示板」の機能を使って完全に電子化したので、印刷に係る手間がなくなったのはもちろん、紙のコストもかなり削減できました。
Q. ワークフローの活用方法と、導入してどのような効果があったか教えてください
今まで社内での物品購入に係る申請などを紙で行っていましたが、一度回した後、どこまで承認や決裁が完了しているのか分かりませんでした。それらをワークフローを使うことで、今どこまで回っているのか簡単に把握できるようになりましたし、ハンコを押す必要もないので、脱ハンコにも繋がりました。併せてグループウェアと同じく、ワークフローでもペーパーレス化を図れたことが大きいですね。また、導入後に匠tacmi専任の職員を選出して、ワークフローの書式設定など行っているのですが、本人が元々システムに触れることが好きということもあり、新たに得意・好きを活かせる業務も発見できました。
Q. これからどのように使っていきますか
現在導入からある程度期間が経ちましたが、まだ匠tacmiの掲示板・回覧板などの一部の機能を集中して使っているため、今後他の機能もどんどん使っていきたいですね。
最近でいうと施設予約機能を本格的に運用し始めて、スケジュール同様いつ誰が利用するか一目で確認でき予約が重複せず助かっています。
また匠tacmiのオプション機能も今後検討していきたいと考えています。勤怠管理や電子給与明細など、グループウェアとの連携も踏まえて、「匠tacmi」で1本化し、よりDXを推進し、効率の良い業務の進め方を目指していきたいと思います。
ニュー・グリーンピア津南 様
TEL.025-765-4611