【グループウェア　回覧板】簡易なアンケートの実施とExcel集計

匠tacmiグループウェアの回覧板で簡易アンケートの実施とExcelでの集計方法をご紹介します。

匠tacmi回覧板で、アンケート用の専用ツールを使わなくても、簡易なアンケート集計することができます。

ここではアンケート集計方法をサンプルを使って紹介します。

【手順】
１．回覧板作成　回覧板を作成し期限までにアンケートに回答してもらう。
２．回答入力　アンケートの回答者はアンケート内容に回答する。
３．返答データ出力　回答が完了したら返答出力で回答内容をExcelへ出力する。
４．集計EXCELに貼り付け　返答データを集計Excelの回答データ位置に貼り付ける。
５．区切り文字でセル分割　不要文字を削除して区切り文字でセル分割を実行する。
６．集計　ピポットテーブル・グラフの一括更新で集計完了
７．【参考】　集計用Excelのピポットテーブル・ピポットグラフのサンプル

１．回覧板作成

回覧板にアンケート内容を記載し、回答コメントの入力方法も追記の上で、メンバーに回答依頼します。

２．回答入力

アンケートを依頼された回答者は内容を確認して回答します。回答の際には指定された行をコピーして回答コメントに貼り付け（❶）ます。回答する番号のみ残して不要な番号は削除（❷）して回答入力が完了したら「完了」ボタンをクリック（❸）します。

３．返答データ出力

アンケートの回答が完了したら、アンケート依頼者は回覧板の右上の「その他」をクリック（❶）し、「返答出力」（❷）でアンケートの回答内容をExcelに出力します。

返答出力では、回覧板の内容が全て出力されるので、回答内容のセルのみコピーします。

４．集計用Excelに貼り付け

回答内容のセルコピーを集計用Excel（※1）の指定の位置に貼り付けます。

※1　集計用Excelの作成方法は当記事の最後に記載します。

５．区切り文字でセル分割

①不要文字の削除（不要な文字を設定してなければ、この作業は必要ありません。）
事例では回答欄を分かりやすくするため【問１】～【問５】を表記しているので、この文字列を削除します。削除はExcelの置換（下図❶～❸）で、「検索する文字列」はワイルドカード（*）を使って「【*】」と入力し「置換後の文字列」を未入力で置き換えます。これで【問１】～【問５】の文字列は、削除されます。

②区切り文字でセル分割
次に貼り付けたセルの内容を、区切り文字を使って設問毎に分割します。事例では区切り文字は「スペース」を使っています。セルの分割は、データ（❶）→区切り位置（❷）　でスペースを区切り文字に指定してセル分割します。以下、下図の❸～❼の順で操作を行います。

セル分割により下図のとおり、【問１】～【問５】の列にセルが分割され貼り付けられます。これでアンケートの回答データを、集計用Excelに貼り付けできました。

６．集計

集計Excelの各回答セルに貼り付け・分割が完了したのでExcelピポットテーブル、ピポットグラフで集計します。
ピポットテーブルのシートを表示して、ピポットテーブルまたはピポットグラフをクリック（❶）すると、リボンに「ピポットグラフ分析」のメニューが表示されます。ピポットグラフ表示（❷）→更新（❸）→すべて更新（❹）　の順でクリックすることでピポットテーブル・グラフがすべて更新され、集計が完了します。

【参考】集計用Excelのピポットテーブル・ピポットグラフのサンプル

Excelのピポットテーブル・グラフを使った集計用Excelの作成手順を紹介します。集計用Excelを作成しておくと、回覧板等で収集したデータを汎用的に集計に利用できます。

１．集計するセル範囲を選択
２．ピポットテーブル・ピポットグラフを挿入
３．ピポットテーブルの位置を指定
４．集計項目の設定
５．グラフ種類の変更
６．作成完了

１．集計するセル範囲を選択

集計するセル範囲をマウスで選択します。今回は、【問１０】の回答を回答毎に何件あったかを集計します。

２．ピポットテーブル・ピポットグラフを挿入

挿入（❶）→ピポットグラフ（❷）→ピポットグラフとピポットテーブル（❸）　の手順でピポットテーブルとピポットグラフを挿入します。

３．ピポットテーブルの位置を指定

表示されたピポットテーブルの作成ウィンドウで　既存のワークシート（❶）を選択→ピポットテーブルを挿入するシートのセルを選択（❷）→ＯＫ（❸）でピポットテーブルを挿入位置に配置します。
※ワークシートを新規に作成する場合は❶で「新規ワークシート」を選択してください。

４．集計項目の設定

表示されたピポットグラフのフィールド（表示されていない場合はピポットテーブルをクリックすると表示）で、今回は【問１０】の集計のみなので、「【問１０】」（❶）を「軸（分類項目）」にドラック（❷）し、同様に【問１０】の内容を集計するので値（❸）にもドラックします。【問１０】の回答毎に件数を集計するので、値のプルダウンメニューを開き（❹）、値フィールドの設定（❺）を選択、値フィールド設定画面で個数（❻）を選択してＯＫ（❼）で設定完了です。これで【問１０】の回答の内容毎に集計されます。

５．グラフ種類の変更

ピポットグラフをクリック（❶）→グラフの種類の変更（❷）→円（❸、❹）を選択で円グラフに設定、ＯＫ（❺）で完了です。

６．作成完了

以上の手順でピポットテーブルとピポットグラフの作成が完了です。同様にアンケートの集計したい設問ごとに設定します。余裕を持った設問数、データ件数を想定して作成しておくと汎用的に活用できます。

汎用的に利用する計算用Excelを上手に活用して、回覧板の回答内容を貼り付け、セル分割、テーブル・グラフをすべて更新の手順で集計に慣れると、簡単にアンケート集計ができます。利用形態を工夫して活用ください。