【グループウェア　回覧板】コメント機能を活用してタイムリーに情報共有

匠tacmiグループウェアのコメント機能を活用して、プロジェクトなどの活動でタイムリーに情報共有し、関連情報をまとめて管理する方法をご紹介します。

回覧板のコメント機能の活用方法として、次の２つの事例を紹介します。
１．インシデント通知
２．情報の一元管理

１．インシデント通知

運用を継続するシステムやネットワーク等の運用状況を共有します。異常などが発生した場合は、インシデントとして迅速に情報共有を行い、情報共有したメンバーから対処方法等のアドバイスもタイムリーに収集し、組織として早期解決に役立てます。

・情報の迅速な共有
　インシデント発生時にコメント機能に投稿して、回覧版の宛先メンバーと情報を共有します。メンバーにはお知らせＢＯＸにコメント未読が通知されます。

・ノウハウの共有、蓄積
　インシデントに対して、経験やノウハウのあるメンバーからコメントに返信することで迅速な対処ができます。
　このような情報共有が組織のノウハウとして蓄積されます。

２．情報の一元管理

プロジェクト等の継続的な活動の情報共有を円滑に行うために、回覧板のコメント機能を使って関連情報を一元管理します。

・新着情報の共有
　プロジェクトに関連する入手した情報をコメント機能に投稿（❶）して情報共有します。

・検討事項の意見交換
　課題の対策や計画の検討などの意見交換をコメント機能で対応（❷）することで、会議のように共通時間で行うのではなく、各自の空き時間を有効活用して検討を進めることができます。

・進捗、状況確認
　定期的に進捗確認し遅れや作業負担の平準化の調整をタイムリーに行います。