【グループウェア　回覧板】用途別の活用事例

匠tacmiグループウェアの回覧板を使った用途別の活用事例をご紹介します。

用途別に下記に分類して事例紹介します。
１．通知
２．作業依頼
３．承認依頼
４．出欠確認
５．アンケート
６．意見・コメント収集
７．テーマ情報収集

１．通知

周知事項を通知し、宛先メンバーが承知したことを確認します。
・取引先等からの案内（役員変更・移転等）
・新製品、新サービスの通知

「取引先等からの案内（役員変更）」のサンプルを紹介します。役員変更の案内を関係者に周知します。訪問やお祝いなどを予定する場合は、コメントを使って情報共有することもできます。

作成者は、案内を添付（❶）して通知します。
返答ボタンは「了解・却下」を指定します。

回答者は、案内を確認したことを「了解」ボタンで回答（❷）します。必要があれば回答コメントで訪問やお祝いについて指示（❸）したり、コメント機能を使って対応を調整することができます。

２．作業依頼

作業の実施を依頼し、作業が完了したことを確認します。
・顧客名簿の変更
・セキュリティ啓蒙の確認と日常点検の実施

「セキュリティ啓蒙の確認と日常点検の実施」のサンプルを紹介します。定期的にセキュリティ啓蒙と日常点検を、回覧板を使って実施します。

作成者は、作業内容の説明（❶）、返答方法の説明（❷）を記載し回答期限を指定して回覧板を作成します。
返答ボタンは「実施完了・未実施」を指定します。

回答者は、作業内容を確認して実施、返答サンプルを回答欄にコピーして修正入力（❸）して「実施完了」ボタンで回答（❹）して完了です。

３．承認依頼

資料等の内容の確認・承認を依頼し、コメントで修正指示や意見交換、内容に問題なければ承認してもらいます。
・定例会資料、議事録の承認
・契約書の承認

「○○定例会資料」のサンプルを紹介します。定例会資料を添付し関係者に周知します。校正が必要な場合は、コメントを使って指示、対応のやり取りをし、資料を完成させます。

作成者は、定例会資料のリンクを記載（❶）して通知します。確認事項や質問はコメント機能で投稿をお願い（❷）します。
返答ボタンは「承認・却下」を指定します。

回答者は、定例会資料を確認して校正がなければ「承認」ボタンで回答（❸）します。校正箇所があるときは報告資料に校正を入れて、コメント機能を使って報告（❹）します。

４．出欠確認

開催案内を通知して、出欠を確認します。
・新年会、忘年会のご案内
・セミナー、研修の開催案内

「○○セミナーの開催案内」のサンプルを紹介します。セミナー内容を案内し出欠を確認します。

作成者は、セミナー内容を通知します。案内資料がある場合は、添付資料として一緒にお知らせ（❶）します。セミナーの追加情報などが発生した場合は、回覧板の内容を変更し、周知するためにコメント機能を使って変更点を案内します。
返答ボタンは「出席・欠席」を指定します。

回答者は、セミナー内容を確認して参加する場合は、「出席」ボタンで回答（❷）します。出席しない場合は、「欠席」ボタンで回答します。欠席理由を要求された場合（※）は、回答コメント欄に理由を入力して回答します。
※作成者は回覧板作成時に「欠席」を選択時は回答コメント入力必須の設定ができます。

５．アンケート

複数の選択肢から意見・希望を確認したい場合に、選択肢をお知らせして希望を確認・集計します。
・社員旅行アンケート
・〇〇周年記念品の希望

「社員旅行アンケート」のサンプルを紹介します。行き先の選択肢をお知らせし希望を集め、集計（❶）します。また、選択肢以外の希望先を記入してもらうこともできます。

作成者は、社員旅行の検討状況をお知らせし、参加可否も含めた行き先の選択肢を案内（❷）します。案内資料がある場合は、添付資料として一緒にお知らせ（❸）します。アンケートへの回答方法も案内します。
返答ボタンは「①・②・③・④・⑤」を指定します。

回答者は、社員旅行アンケート内容を確認して、回答方法に沿って回答ボタンを選択して回答（❹）します。

６．意見・コメント収集

依頼・検討内容について意見・コメントを回答してもらいます。
・実務訓練生の受け入れのお願い
・プリンタ不具合の対処方法

「プリンタ不具合の対処方法」のサンプルを紹介します。プリンタ不具合状況を通知し、回答者のこれまでの経験やノウハウからコメント機能で、対処方法のアドバイスをもらいます。

作成者は、プリンタの不具合状況を通知（❶）します。プリンタ機種や環境、不具合状況を分かりやすくお知らせします。対処方法や関連情報があれば、回答コメントで情報提供をお願い（❷）します。
返答ボタンは「了承・却下」を指定します。

回答者は、経験、ノウハウから対処方法があればコメント機能に投稿（❸）します。更に状況を確認したい場合もコメント機能で通知します。コメント機能のやり取りで不具合に対処します。
対処が完了した場合に「了承」ボタンで回答完了とします。

７．テーマ情報収集

テーマに関連する情報を収集します。情報を一元管理して、課題解決、ノウハウ蓄積に活用します。
・システム連携についての意見取集
・新たな業務への情報集約

「新たな〇〇業務への情報集約」のサンプルを紹介します。〇〇業務の情報を回覧板のコメント機能で集約することを案内して情報収集します。

作成者は、〇〇業務の情報を回覧板のコメント機能で集約することを通知（❶）します。〇〇業務の状況をお知らせするとともに、資料がある場合は添付して一緒にお知らせします。コメント機能を使って情報収集、意見交換などを行います。
返答ボタンは「了解・却下」を指定します。

回答者は、○○業務内容を確認して、情報を収集した際にはコメント機能で投稿（❷）して情報共有します。また、他人の投稿コメントに返信して情報交換を行います。
継続的に情報交換を行うため、回答ボタンは当回覧板の趣旨を理解した段階で回答し、お気に入りに登録（❸）して、回覧板を容易に検索できるようにします。
新たにコメント機能に投稿されるとお知らせBOXに通知（❹）されます。